Το ERP δεν μπορεί να αντικαταστήσει τα υπολογιστικά φύλλα και το συλλογικό σχεδιασμό του Excel

Το ERP δεν μπορεί να αντικαταστήσει τα υπολογιστικά φύλλα και το συλλογικό σχεδιασμό του Excel

Σύμφωνα με μια μελέτη της Deloitte, το 70% των εταιρειών χρησιμοποιούν το Microsoft Excel για ευαίσθητα και κρίσιμα δεδομένα και διαδικασίες. Οι πάροχοι ERP ( Enterprise resource planning ) μπορεί να διαφωνούν, υποστηρίζοντας ότι τα υπολογιστικά φύλλα δεν είναι τόσο χρήσιμα ή αξιόπιστα όσο πιστεύουν οι περισσότεροι χρήστες, αλλά αυτό δεν φαίνεται να επηρεάζει τον αυξανόμενο αριθμό χρηστών του Excel. Πάνω από ένα δισεκατομμύριο άνθρωποι χρησιμοποιούν και βασίζονται καθημερινά στο Microsoft Excel για να συλλέγουν και να διαχειρίζονται δεδομένα, να κάνουν σημαντικούς υπολογισμούς και φαίνεται να αγνοούν τους ισχυρισμούς των πωλητών του ERP ( Enterprise resource planning ) ότι μπορούν να παρέχουν τις ίδιες υπηρεσίες σε ένα καλύτερο περιβάλλον. Ο λόγος για αυτό είναι πολύ απλός. Το λογισμικό ERP δεν παρέχει μια καλή λύση για συνεργατικό σχεδιασμό.

Μια εφαρμογή ERP ( Enterprise resource planning ) επιτρέπει σε μια εταιρεία να οργανώσει ένα σύστημα για τη διαχείριση και αυτοματοποίηση των λειτουργιών που σχετίζονται με τη διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού, τις υπηρεσίες, τα προϊόντα, την τεχνολογία κλπ. Η συνεργασία είναι ένα κρίσιμο χαρακτηριστικό, ειδικά σε μεγάλες εταιρείες με πολλούς χρήστες που έχουν πρόσβαση και επεξεργάζεται τα ίδια έγγραφα και αρχεία.

Θέματα συνεργασίας στο ERP που δίνουν το πάνω χέρι στο EXCEL

Οι περισσότεροι χρήστες ενημερώνουν τακτικά τα αρχεία του Excel τους, με τεράστια ποσά δεδομένων που υπολογίζονται αυτόματα με διάφορες φόρμες και λειτουργίες. Σε πολλές περιπτώσεις, οι χρήστες χρησιμοποιούν αυτές τις φόρμες για γρήγορους αριθμητικούς υπολογισμούς απλά για να δουν πιο θα είναι το αποτέλεσμα. Όταν εργάζεστε με ένα Excel, αυτό μπορεί να γίνει εύκολα και το αρχείο μπορεί να κλείσει χωρίς αποθήκευση εάν οι αλλαγές έγιναν για σκοπούς προσωρινού υπολογισμού. Στο ERP ( Enterprise resource planning ), όλες οι αλλαγές ενημερώνονται ζωντανά και όσοι διαθέτουν πρόσβαση μπορούν να δουν τις αλλαγές που κάνει κάθε χρήστης. Επιπλέον, η κοινή χρήση και η συνεργασία με άτομα εκτός του οργανισμού δεν είναι πάντοτε εφικτή με ένα ERP, ενώ σχεδόν κάθε υπολογιστής θα έχει εγκατεστημένο το Microsoft Office και πρόσβαση στο Excel.

Μην ξεγράφετε το Excel ακόμη

Παρόλο που δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Excel είναι ένα ισχυρό και δημοφιλές εργαλείο, εξακολουθούν να υπάρχουν σημαντικά μειονεκτήματα που αφορούν τα στελέχη, τους CIO και τους CFO. Η χρήση του Excel εμπεριέχει κινδύνους, ιδιαίτερα όταν διαχειρίζεστε μεγάλες ποσότητες ευαίσθητων δεδομένων. Μόλις μοιραστεί ένα αρχείο, χάνετε τον έλεγχο του, δημιουργώντας προβλήματα ασφάλειας και ανθρώπινου σφάλματος. Οι επιχειρηματικές αποφάσεις και στρατηγικές βασίζονται σε αυτά τα δεδομένα και τους υπολογισμούς μέσα στα υπολογιστικά φύλλα, εάν δεν είναι σε θέση να ελέγξουν και να χειριστούν αποτελεσματικά αυτά τα δεδομένα τότε οι εταιρείες θα βρίσκονται σε κίνδυνο.

Παρόλα αυτά το Excel δεν εξαφανίζεται σιγά σιγά. Τα οφέλη που προσφέρει είναι απλά πάρα πολύ σημαντικά για να το αγνοηθούν και υπάρχουν πολλές διαφορετικές λύσεις που μπορούν να υιοθετηθούν μαζί με το Excel για να διασφαλιστεί η ιδιωτικότητα , η ασφάλεια και η αξιοπιστία των δεδομένων. Το πρώτο βήμα είναι να ελέγξετε την κοινή χρήση και την επεξεργασία των υπολογιστικών φύλλων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό γίνεται μέσω συστημάτων κοινής χρήσης αρχείων, υπηρεσιών και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων μέσω Email

Η κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μακράν η πιο δημοφιλής μέθοδος καθώς είναι γρήγορη, εύκολη και πιο βολική, ειδικά όταν τα μοιράζεστε με κάποιον εκτός της εταιρείας ή κάποιον που δεν βρίσκεται κοντά σας (διαφορετικά γραφεία και τοποθεσίες). Το πρόβλημα είναι ότι τα υπολογιστικά φύλλα καταλήγουν να περνούν από τα χέρια πολλών χρηστών, καταλήγοντας σε πολλές διαφορετικές εκδόσεις που έχουν ως αποτέλεσμα την δυσκολία εύρεσης του πιο ενημερωμένου αρχείου. Οι εταιρείες καταλήγουν σε πολλά αντίγραφα του ίδιου αρχείου, χωρίς να γνωρίζουν ποιο έχει τις πιο πρόσφατες αλλαγές και αν όλες οι αλλαγές υπάρχουν σε κάποιο. Όταν τα πράγματα σοβαρεύουν, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν άλλες λύσεις όπως οι κοινόχρηστοι φάκελοι ή το Google Drive. Αλλά αυτό παραβλέπει το ζήτημα και δεν το λύνει.

Κοινή χρήση υπολογιστικών φύλλων με υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων

Το πλεονέκτημα της χρήσης υπηρεσιών όπως το Dropbox είναι ότι δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για υπολογιστικά φύλλα που πηγαίνουν πέρα δώθε σε μηνύματα ταχυδρομείου και πολλαπλές εκδόσεις που μαζεύονται. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε ποιος έχει πρόσβαση σε αυτές τις ενιαίες εκδόσεις κοινόχρηστων φακέλων, προσδίδοντας ένα πρόσθετο επίπεδο ελέγχου και ασφάλειας. Το βασικό πρόβλημα είναι ότι μόνο ένα άτομο μπορεί να εργάζεται σε ένα αρχείο ανά πάσα στιγμή. Αν δύο άτομα επεξεργαστούν το ίδιο αρχείο, καταλήγετε σε δύο διαφορετικές εκδόσεις ή ένας από τους χρήστες δεν μπορεί να επεξεργασία το αρχείο έως ότου ο πρώτος χρήστης το κλείσει. Σε άλλες περιπτώσεις, ένας χρήστης μπορεί να εργάζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο για ώρες και να συνειδητοποιήσει όταν τελειώσει ότι δεν μπορεί να το αποθηκεύσει επειδή είναι ανοιχτό κάπου αλλού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο χρήστης απλά θα το αποθηκεύσει τοπικά, γεγονός που καθιστά περιττό το ζήτημα των υπηρεσιών κοινόχρηστων αρχείων.

Άλλες υπηρεσίες,όπως το Google Drive, επιτρέπουν σε πολλαπλούς χρήστες να επεξεργάζονται τα αρχεία ταυτόχρονα και παρέχουν ένα συγκεκριμένο επίπεδο ελέγχου σε σχέση με το ποιος έχει πρόσβαση,μπορεί να δει και να επεξεργαστεί το αρχείο.Εξακολουθούν να υπάρχουν ζητήματα ασφάλειας, καθώς οι εταιρείες δεν μπορούν να ελέγξουν ποιος κατεβάζει αυτά τα αρχεία και το περιεχόμενο που μπορεί να έχει διαγραφεί κατά λάθος δεν μπορεί να αποκατασταθεί. Επιπλέον, τα φύλλα του Google δεν προσφέρουν τις ίδιες δυνατότητες που προσφέρει το Excel όσον αφορά την επεξεργασία, τη διαχείριση, τον υπολογισμό και την προβολή δεδομένων. Αυτό το καθιστά μια μη εφικτή εναλλακτική όταν διαχειρίζεστε μεγάλες ποσότητες δεδομένων ή όταν χρησιμοποιείτε περίπλοκους υπολογισμούς. Επιπλέον, τα ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα δεν υποστηρίζουν VBA (Visual Basic for Applications), μια βιβλιοθήκη λειτουργιών που πολλές εταιρείες βασίζονται και χρησιμοποιούν σε τακτική βάση.

Ποια είναι η Λύση;

Μία λύση είναι η μικροδιαχείριση των δεδομένων και ο τρόπος με τον οποίο μοιράζονται. Δεν είναι εφικτή λύση σε μεγάλες εταιρείες, καθώς είναι πολύ χρονοβόρα και όχι πάντα αποτελεσματική. Μια πιο αποτελεσματική λύση, για όλες τις επιχειρήσεις, είναι η χρήση εργαλείων που υποστηρίζουν το Excel.

Το DataRails είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται στο Excel που επιτρέπει στις εταιρείες να ελέγχουν και να διαχειρίζονται τα δεδομένα τους, τον τρόπο με τον οποίο μοιράζονται και κάθε αλλαγή που γίνεται. Ανεξάρτητα από τον αριθμό των χρηστών ή τις αλλαγές ενός υπολογιστικού φύλλου, οι χρήστες μπορούν πάντα να γνωρίζουν ποιο είναι το πιο ενημερωμένο αρχείο, μειώνοντας σημαντικά τα λάθη και εξοικονομώντας χρόνο. Όλα αυτά γίνονται χωρίς να αλλάξετε την εμπειρία του Excel ή τις δυνατότητες που προσφέρει.

Πηγή: www.commerce.gr

Previous CRM και Marketing Automation - Ένας ισχυρός συνδυασμός
Next 5 σημάδια ότι η εταιρία σας χρειάζεται καινούριο σύστημα ERP

You might also like

CRM

Η χρήση του σωστού CRM είναι τα πάντα!

Ως κτηματομεσίτης, αντιμετωπίζετε μία ποικιλία CRM (Customer Relationship Management) για να επιλέξετε. Εάν το μέλλον της επιχείρησής σας εξαρτάται από τις αποφάσεις που κάνετε σήμερα, τότε είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα

CRM

Ο ρόλος του CRM στις υπηρεσίες πελατειακής υποστήριξης

Τα κανάλια που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για να επικοινωνούν με τους πελάτες έχουν αλλάξει με την πάροδο του χρόνου. Οι πρώιμες επιχειρηματικές πρακτικές στηρίζονταν σε αλληλεπιδράσεις πρόσωπο με πρόσωπο και

ERP

Το AI θα αντικαταστήσει το ERP;

Οι προγραμματιστές συνήθιζαν να γράφουν εφαρμογές σε κώδικα IBM, όπως τον προγραμματισμό επιχειρησιακών πόρων ERP ( Enterprise resource planning ), την εφοδιαστική αλυσίδα και συστήματα διαχείρισης λιανικής χρησιμοποιώντας RPG,Java και COBOL.

B2B

Συμβουλές για την σωστή επιλογή λογισμικού ERP

Ποια βήματα ακολουθείς όταν αγοράζεις νέα τεχνολογία; Είτε πρόκειται για προσωπικό smartphone είτε για βασικό επιχειρησιακό λογισμικό, το διαδίκτυο είναι συνήθως η πρώτη επιλογή αναζήτησης.Ακόμη και σε μια σχετικά εξειδικευμένη περιοχή

Ενημέρωση

15 tips στρατηγικής που πρέπει να ακολουθήσει κάθε B2B στα Social Media

To budget που αφιερώνει κάθε B2B σήμερα για τον τομέα των social media, φαίνεται να αυξάνει ολοένα και περισσότερο.  Ωστόσο, έρευνα του 2016 από το CMO αποκαλύπτει πως το 40%

Ενημέρωση

Οργανωθείτε προσεκτικά πριν ενσωματώσετε ένα cloud ERP σύστημα

ERP συστήματα όπως αυτά που είναι εξειδικευμένα για χρήση σε επιχειρήσεις που εδρεύουν στον κατασκευαστικό κλάδο, έχουν υπάρξει «αργά» όσον αφορά τη μεταφορά τους στο cloud περιβάλλον. Ωστόσο, υπάρχει ένας

0 Comments

No Comments Yet!

You can be first to comment this post!

Leave a Reply