3 βήματα-κλειδιά για να επιλέξετε το κατάλληλο σύστημα ERP

3 βήματα-κλειδιά για να επιλέξετε το κατάλληλο σύστημα ERP

Τι είναι ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ); Είναι ένα πακέτο λογισμικού που έχει την ικανότητα να διαχειρίζεται βασικές λειτουργίες μέσα σε μια επιχείρηση, προσφέροντας παράλληλα μια κοινόχρηστη βάση δεδομένων.

Τα συστήματα ERP ( Enterprise resource planning ) σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε, περισσότερο αυτοματοποιημένα και αποδοτικά, διαφορετικά τμήματα της επιχείρησής σας όπως οι ενδοεπιχειρησιακές σχέσεις, το ανθρώπινο δυναμικό, η εφοδιαστική αλυσίδα και άλλα.

Ένα «σύστημα» μπορεί να σας γλιτώσει χρόνο και χρήματα

 

Διαθέτοντας ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ), η επιχείρησή σας δεν θα δυσκολεύεται πλέον να ενσωματώσει διαφορετικά εργαλεία μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων της. Το ίδιο το σύστημα είναι σε θέση να τα κάνει όλα αυτά από μόνο του. Με αυτό τον τρόπο εξοικονομεί στην επιχείρησή σας χρόνο και χρήματα, παρέχοντας παράλληλα πολύτιμο business inteligence.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλά ERP ( Enterprise resource planning ) συστήματα που αποτυγχάνουν να σταθούν αντάξια των προσδοκιών των επιχειρήσεων. Στην πραγματικότητα, σχετική έρευνα που πραγματοποιήθηκε σε 1600 ERP συστήματα, υποδεικνύει πως πάνω από τα 2/3 των χρηστών απέτυχαν να πραγματοποιήσουν τους στόχους προσδοκούσαν.

Ο λόγος της αποτυχίας εντοπίστηκε σε λάθη κατά την επιλογή του κατάλληλου ERP

Σύμφωνα με επιπλέον μελέτες, αρκετά αποτυχίες συστημάτων ERP ( Enterprise resource planning ) οφείλονται σε λάθη κατά την επιλογή του καταλληλότερου συστήματος προκειμένου να ταιριάζει στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης.

Ακριβώς για αυτό το λόγο είναι και τόσο σημαντική μια εμπεριστατομένη έρευνα αγοράς πριν από την τελική απόφαση, σημειώνει ο Thammer El-Ramahi, διευθυντής τεχνολογίας και ενσωμάτωσης υπηρεσιών στην BDC Consulting.

Η πρώτη ερώτηση που θα έπρεπε να κάνετε στον εαυτό σας, αφορά το εάν η επιχείρησή σας είναι έτοιμη για ένα σύστημα ERP ( Enterprise resource planning ), συμπληρώνει ο El-Ramahi, του οποίου η ομάδα εργάζεται επάνω στη συμβουλευτική για μικρο-μεσαίες επιχειρήσεις.

Φροντίστε να είσαστε σίγουροι πως πραγματικά χρειάζεστε ένα σύστημα ERP

 

Λόγω του σημαντικού κόστους που συνοδεύει την ενσωμάτωση ενός ERP ( Enterprise resource planning ) συστήματος, θα έπρεπε να είσαστε σίγουροι πως η επιχείρησή σας χρειάζεται πραγματικά ένα σύστημα ERP, και όχι απλά πιο μοντέρνο πακέτο λογισμικού. Μελετήστε και καταγράψτε προσεκτικά τα οφέλη που μπορεί να σας προσφέρει κάθε λύση ERP σε ένα δεδομένο χρονικό διάστημα.

Από τη στιγμή που θα αποφασίσετε πως η επιχείρησή σας χρειάζεται το ERP ( Enterprise resource planning ), το μόνο που μένει είναι να ακολουθήσετε τα παρακάτω 3 βήματα για να το υιοθετήσετε με επιτυχία:

1. Φτιάξτε μια λίστα με τις απαιτήσεις σας

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να κατανοήσετε τις λειτουργίες τις οποίες θα πρέπει να διαθέτει το νέο σας ERP ( Enterprise resource planning ) σύστημα. Σύμφωνα με τον El-Ramahi,  μια παγίδα στην οποία «πέφτουν» συχνά αρκετοί επιχειρηματίες είναι πως απλά υποστηρίζουν πως χρειάζονται ένα ERP. Τι είδους όμως ERP χρειάζονται; Υπάρχουν εκατοντάδες από αυτά (αν όχι χιλιάδες) στην αγορά. Τι ακριβώς θέλουν από αυτό να κάνει;

Αφού πρώτα καταγράψετε τις απαιτήσεις σας, μπορείτε να αρχίσετε να αναπτύσσετε μια λίστα με πιθανούς παρόχους ERP ( Enterprise resource planning ), των οποίων οι λύσεις θα μπορούσαν να καλύπτουν τις δικές σας ανάγκες.

2. Αξιολογήστε τα συστήματα

Σε αυτό το βήμα θα προετοιμάσετε μια αίτηση για προσφορά, ένα έγγραφο το οποίο γνωστοποιεί τις απαιτήσεις σας σε επιλεγμένους παρόχους, προκειμένου εκείνοι να σας στείλουν από μια προσφορά για την επιχείρησή σας.

Όταν συγκεντρώσετε όλες τις προσφορές, συγκρίνετε τόσο αυτά που σας προσφέρει ο κάθε πάροχος όσο και την τιμή στην οποία το κάνει αυτό. Ακολουθώντας αυτή τη στρατηγική, θα κατορθώσετε να καταλήξετε σε μια μικρότερη λίστα με παρόχους, τους οποίους πλέον θα μπορείτε να καλέσετε για να κάνουν μια επίδειξη του συστήματος στο αρμόδιο τμήμα της επιχείρησής σας.

3. Επιλέξτε το σύστημά σας

Για κάθε επίδειξη από τους υποψήφιους παρόχους, είναι καλό να έχετε ετοιμάσει ένα script στο οποίο θα καταγράφετε τις σημαντικότερες λειτουργίες που θα πρέπει να υποστηρίζει το ERP ( Enterprise resource planning ) για την επιχείρησή σας. Για την αντικειμενικότερη αξιολόγηση του κάθε συστήματος, προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε ένα πίνακα στον οποίο θα βαθμολογείτε τόσο τα θετικά όσο και τα αρνητικά του κάθε συστήματος.

Από τη στιγμή που θα πάρετε την απόφασή σας, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να μιλήσετε και με άλλους πελάτες του συγκεκριμένου παρόχου σχετικά με την εμπειρία τους. Πραγματοποιήστε το συγκεκριμένο βήμα, ακριβώς όπως θα τσεκάρατε και τα references ενός καινούριου υπαλλήλου πριν να τον εντάξετε στο εργατικό σας δυναμικό.

Προχωρώντας ακόμα παρακάτω, έρχεται η στιγμή της διαπραγμάτευσης του συμβολαίου. Κάτι τέτοιο θα έπρεπε να γίνεται πάντα με βάση όλες εκείνες τις απαιτήσεις που έχετε σημειώσει στη λίστα σας, και ο πάροχος υποσχέθηκε πως μπορεί να εκπληρώσει. Έχετε πάντα στο μυαλό σας πως όλα τα συμφωνηθέντα δεν θα έπρεπε ποτέ να σταματήσουν να παρακολουθούντε τόσο από νομικούς σύμβουλους όσο και από ειδικούς του τμήματος IT.

Είναι αλήθεια πως οι περισσότεροι επιχειρηματίες ή διαχειριστικές ομάδες, έχουν μικρή εμπειρία στη διαχείριση αλλαγών σε μεγάλα και κύρια επιχειρησιακά συστήματα. Συνεπώς είναι απόλυτα λογικό να αναζητούν τη βοήθεια ενός ειδικού εξωτερικού συνεργάτη, που θα διαθέτει την κατάλληλη εμπειρία.

Πηγή: www.commerce.gr

Previous Από τα υπολογιστικά φύλλα του EXCEL στο ERP
Next Το AI θα αντικαταστήσει το ERP;

You might also like

ERP

CRM και Marketing Automation – Ένας ισχυρός συνδυασμός

Μπισκότα και γάλα. Lennon και McCartney. Jordan και Pippen. Τα μεγαλύτερα δίδυμα αποτελούνται πάντα από το yin και το yang, δύο διαφορετικά αλλά μισά που συμπληρώνουν το ένα το άλλο,

Ενημέρωση

15 tips στρατηγικής που πρέπει να ακολουθήσει κάθε B2B στα Social Media

To budget που αφιερώνει κάθε B2B σήμερα για τον τομέα των social media, φαίνεται να αυξάνει ολοένα και περισσότερο.  Ωστόσο, έρευνα του 2016 από το CMO αποκαλύπτει πως το 40%

B2B

Το ERP δεν μπορεί να αντικαταστήσει τα υπολογιστικά φύλλα και το συλλογικό σχεδιασμό του Excel

Σύμφωνα με μια μελέτη της Deloitte, το 70% των εταιρειών χρησιμοποιούν το Microsoft Excel για ευαίσθητα και κρίσιμα δεδομένα και διαδικασίες. Οι πάροχοι ERP ( Enterprise resource planning ) μπορεί να διαφωνούν,

B2B

Γιατί η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί το μέλλον για τις επιχειρήσεις; [Μέρος 1ο]

Με την ψηφιοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών να παραμένει μια «καυτή» θεματική ενότητα για μοντέρνες επιχειρήσεις που κοιτούν το μέλλον με προοπτική, σύγχρονες επιχειρησιακές τεχνολογίες όπως είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση (e

Ενημέρωση

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση με ψηφιακή υπογραφή χωρίς την ανάγκη χρήσης φορολογικών μηχανισμών [Μέρος 2ο]

Κατάργηση της θεώρησης και της υποχρέωσης σήμανσης των τιμολογίων & Κατάργηση του Δελτίου αποστολής με την σημερινή μορφή Βάσει του άρθρου 51 (σελ. 42) του νόμου ν.4223/2013 [Ενιαίος Φόρος Ιδιοκτησίας

B2B

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση και η συμβολή της στην φοροδιαφυγή

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση (e invoicing) στην Ελλάδα απέκτησε νομική και ουσιαστική υπόσταση το 2014 με το Φ.Ε.Κ Α/251, και συγκεκριμένα με το άρθρο 14 των Ελληνικών λογιστικών προτύπων. Ωστόσο, ακόμα

0 Comments

No Comments Yet!

You can be first to comment this post!

Leave a Reply