Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

 

Τα τελευταία χρόνια, γίνεται όλο και περισσότερο λόγος για την έννοια της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση; Γιατί είναι πλέον απαραίτητη για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως κλάδου δραστηριοποίησης (χονδρικής, λιανικής ή eshop); Τι πλεονεκτήματα προσφέρει; Μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

 

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση ορισμός

Με τον όρο Ηλεκτρονική Τιμολόγηση εννοούμε την ηλεκτρονική ανταλλαγή παραστατικών πωλήσεων στο πλαίσιο μιας εμπορικής συναλλαγής μεταξύ δύο ή περισσότερων οντοτήτων (επιχειρήσεις, φυσικά πρόσωπα, οργανισμοί του δημοσίου). Δηλαδή παραστατικών όπως τιμολόγια χονδρικής πώλησης, αποδείξεις και στοιχεία λιανικής πώλησης. Στην πραγματικότητα αυτό που ανταλλάσσεται δεν είναι τα ίδια τα έγγραφα, αλλά τα δεδομένα δηλαδή τα data σε δομημένη και τυποποιημένη μορφή. Σε μορφή την οποία να μπορούν πρακτικά να «καταλάβουν» και να επεξεργαστούν ηλεκτρονικά συστήματα, όπως ένα εμπορολογιστικό πρόγραμμα, ένα σύστημα ERP ή η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ.

 

Η αποστολή αρχείων PDF (ή άλλης μορφής) γίνεται για διευκόλυνση των εμπλεκόμενων φυσικών προσώπων, ώστε να μπορούν να διαβάσουν, κατανοήσουν, εκτυπώσουν, επεξεργαστούν και αρχειοθετήσουν τα ανταλλασσόμενα στοιχεία.

 

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην ΕΕ

Η Ευρωπαϊκή Ένωση έχει θεσπίσει τους νομικούς και τεχνικούς κανόνες, καθώς και τις διαδικασίες που διέπουν την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, και οι οποίοι έχουν υιοθετηθεί από το ελληνικό κράτος. Πιο συγκεκριμένα, το ευρωπαϊκό πρότυπο ΕΝ 16931: 2017 έχει ενταχθεί στο εθνικό σύστημα τυποποίησης και ισχύει ως ΕΛΟΤ ΕΝ 16931: 2017.

 

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση & Ηλεκτρονικά Βιβλία myDATA

Τα οφέλη της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης είναι ξεκάθαρα και πολλαπλά για κάθε επιχείρηση. Η υποχρεωτική τήρηση Ηλεκτρονικών Βιβλίων myDATA της ΑΑΔΕ για επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες, αποτελεί έναν ακόμη λόγο για την κατάργηση των έντυπων παραστατικών και την αντικατάστασή τους από ηλεκτρονικά.

 

Ποιους αφορούν τα Ηλεκτρονικά Βιβλία myDATA: Υποχρέωση διαβίβασης των παραστατικών εσόδων (που εκδίδουν) στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ έχουν όλες οι επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες. Ανεξαρτήτως μεγέθους ή τρόπου τήρησης των λογιστικών τους αρχείων, ακόμα και όσες εκδίδουν μικρό αριθμό παραστατικών.

 

Πώς γίνεται η διαβίβαση παραστατικών στην πλατφόρμα myDATA: Η διαβίβαση των παραστατικών εσόδων μπορεί να γίνει με διάφορους, εναλλακτικούς τρόπους:

 

  • Μέσα από το σύστημα ERP ή την εφαρμογή τιμολόγησης που χρησιμοποιεί η επιχείρηση (ή ακόμη και με χρήση middleware εργαλείου που διασυνδέεται με το ERP)
  • Μέσω ταμειακών μηχανών συνδεδεμένων με την ΑΑΔΕ για καταστήματα λιανικής
  • Χειροκίνητα μέσα από την ιστοσελίδα της πλατφόρμας myDATA
  • Αυτόματα, με τη χρήση Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (αποκαλούμενων και ως Υπηρεσιών Παρόχου ΥΠΑΗΕΣ). Ειδικότερα σε ότι αφορά τη λιανική, η επιλογή απαλλάσσει από την υποχρέωση σήμανσης των παραστατικών μέσω ταμειακής ή φορολογικού μηχανισμού.

 

Τι είναι ο Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Η ΑΑΔΕ πιστοποιεί μία ενδιαφερόμενη εταιρεία ως Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, παρέχοντάς της άδεια καταλληλότητας για σχετική λύση λογισμικού που προσφέρει. Η λύση αυτή διασυνδέεται με την πλατφόρμα myDATA και αναλαμβάνει να διαβιβάζει αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο τα δεδομένα των παραστατικών εσόδων (των πελατών), τη στιγμή της έκδοσής τους (και σύμφωνα με το πρότυπο της ΑΑΔΕ).

 

H SoftOne αποτελεί μία από τις πρώτες εταιρείες που πιστοποιήθηκε επισήμως από την ΑΑΔΕ ως Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Η σχετική αδειοδότηση αφορά την cloud υπηρεσία EINVOICING που αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως κλάδου.

 

Η διαβίβαση των ηλεκτρονικών παραστατικών γίνεται με ευθύνη του Παρόχου και τα προς έκδοση τιμολόγια υποβάλλονται σε ελέγχους ορθότητας. Επίσης, σημαίνονται με το «Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης» (ΜΑΡΚ), ο οποίος συνοδεύει υποχρεωτικά κάθε τιμολόγιο που εκδίδεται από το αδειοδοτημένο λογισμικό.

 

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μέσω παρόχου βελτιώνει και την αξιοπιστία των συναλλαγών. Η αυθεντικότητα ενός ψηφιακού τιμολογίου μπορεί να ελεγχθεί (σε ιστοσελίδα του παρόχου) με χρήση του QRcode που αυτό (υποχρεωτικά) φέρει.

 

Επιπλέον, οι επιχειρήσεις που επιλέγουν να χρησιμοποιούν αποκλειστικά Υπηρεσίες Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ή αλλιώς «Παρόχου Έκδοσης Ηλεκτρονικών Στοιχείων») για την έκδοση παραστατικών εσόδων, μπορούν να λάβουν και τα ειδικά φορολογικά κίνητρα που προβλέπονται από το νόμο.

 

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση οφέλη

Η εκπλήρωση των υποχρεώσεων των Ηλεκτρονικών Βιβλίων αποτελεί έναν σημαντικό λόγο για την υιοθέτηση της Υπηρεσίας ενός Παρόχου  Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

 

Ωστόσο, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση προσφέρει και οικονομικά και άλλα σημαντικά οφέλη για επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες:

 

  • Μείωση Χρόνου

Η παραδοσιακή διαδικασία έκδοσης έντυπων τιμολογίων είναι εξαιρετικά χρονοβόρα καθώς απαιτεί έκδοση, εκτύπωση, εμφακέλωση και αποστολή του τιμολογίου στον παραλήπτη. Ακόμη κι εάν αυτά δεν είναι χειρόγραφα αλλά εκδίδονται από τη λύση ERP της επιχείρησης. Με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, ο χρόνος από την έκδοση έως την παράδοση ενός τιμολογίου είναι σχεδόν μηδενικός. Έτσι επιταχύνεται εύλογα και ο χρόνος που απαιτείται για την είσπραξή του.

 

  • Μείωση κόστους – Ταχύτατες πληρωμές

Η παραδοσιακή διαδικασία τιμολόγησης σημαίνει κόστος, το οποίο πολλαπλασιάζεται εάν ένα τιμολόγιο αμφισβητηθεί, χαθεί, επανεκδοθεί και αποσταλεί εκ νέου. Ένα καθημερινό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι οι διενέξεις που μπορεί να προκύψουν με τους πελάτες αναφορικά με τιμολόγια που χάνονται, τιμολόγια που δεν παραλαμβάνονται ποτέ ή τιμολόγια με λάθος στοιχεία. Το αποτέλεσμα όλων αυτών είναι χάσιμο χρόνου, κόστος και τελικά καθυστέρηση ή ακόμη και μη πληρωμή του τιμολογίου. Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση εξαλείφει αυτό το πρόβλημα, αφού το τιμολόγιο παραδίδεται στιγμιαία στον πελάτη. Την ίδια στιγμή, ο εκδότης γνωρίζει εάν ο πελάτης έχει λάβει γνώση, σχολιάσει, αμφισβητήσει ή αποδεχθεί το παραστατικό.

 

  • Παραδοσιακή vs Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

Μελέτες δείχνουν πως το κόστος εκτύπωσης, εμφακέλωσης και αποστολής ενός τιμολογίου ανέρχεται σε 3,9€, ενώ μίας απόδειξης λιανικής σε 2€. Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μπορεί να μειώσει το συνολικό κόστος της διαδικασίας τιμολόγησης έως και 80%. Παράλληλα προσφέρει πλήρη απόσβεση εξοπλισμού, ταχύτερη επιστροφή φόρου και είσπραξη τιμολογίων, πλήρη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και φορολογικές διευκολύνσεις.

 

  • Cloud Τιμολόγηση

To cloud δεν προσφέρει μόνο ασύγκριτη ευκολία, αλλά και πρόσθετη οικονομία. Η Υπηρεσία ενός Παρόχου όπως η λύση SoftOne EINVOICING, είναι μια cloud υπηρεσία που λειτουργεί στις υποδομές του Microsoft Azure. Με τον τρόπο αυτό προσφέρει μέγιστη ασφάλεια και 24×7 πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή. Την ίδια στιγμή, δεν απαιτεί απολύτως καμία αρχική επένδυση εκ μέρους της επιχείρησης, ούτε σε hardware, ούτε σε λογισμικό, ενώ δεν υπάρχουν πρόσθετα κόστη, συντήρησης, αναβαθμίσεων κα.

 

  • Αυτόματη Αρχειοθέτηση

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δίνει τέλος στο χαρτί, τους φακέλους και τις ανθρωποώρες που χάνονται για αρχειοθέτηση και αναζήτηση παραστατικών. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αποθηκεύονται αυτόματα από την υπηρεσία του Παρόχου σε ειδικά portals στο cloud, επιτρέποντας την αναζήτησή τους ανά πάσα στιγμή τόσο από τον εκδότη, όσο και από τον παραλήπτη, μέσα από οποιαδήποτε συσκευή.