Πως θα μεταβείτε από το Excel στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση εύκολα και γρήγορα

Πως θα μεταβείτε από το Excel στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση εύκολα και γρήγορα

Αξίζει τον κόπο;

Το excel αποτελεί ένα αξιοπρεπές εργαλείο το οποίο είναι σε θέση να βοηθήσει σε απλές λογιστικές εργασίες της μικρής σας επιχείρησης, όπως η δημιουργία τιμολογίων η καταγραφή των πελατειακών δεδομένων.
Ωστόσο, καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει προσελκύοντας περισσότερο κόσμο και εν δυνάμει πελάτες, θα υπάρχουν ολοένα και περισσότερες λογιστικές εργασίες που θα πρέπει να είστε σε θέση να φέρετε εις πέρας. Ακριβώς τότε είναι που θα χρειαστεί να σκεφτείτε σοβαρά ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing). Η εισαγωγή δεδομένων μέσα σε ένα τέτοιο πρόγραμμα φαντάζει αρκετά ευκολότερη, ειδικά όταν συγκρίνεται με την χειροκίνητη εισαγωγή των ίδιων δεδομένων ένα προς ένα.

Ίσως χρησιμοποιείτε ήδη εδώ και κάποιο καιρό το Excel, και φαίνεται να σας έχει βολέψει σε αυτό που κάνετε. Μπορεί ακόμα, να αναρωτιέστε αυτή τη στιγμή εάν πράγματι αξίζει τον κόπο να μεταφέρετε όλη τη δουλεία που έχετε χτίσει στο Excel και να μεταβείτε σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing). Η αλήθεια είναι πως το Excel μπορεί να προσφέρει μια εύκολη, οικονομική και γρήγορη λύση για την επιχείρησή σας αλλά οι δυνατότητες και η προοπτική του είναι εξαιρετικά περιορισμένα. Στην άλλη όψη του νομίσματος, τα προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing) μπορούν να αυξήσουν την αποδοτικότητα της επιχείρησής σας μέσω λειτουργιών όπως η αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων στα τιμολόγια και μια πληθώρα επιπρόσθετων πληροφοριών. Πολλά από αυτά μπορούν ακόμα και να στείλουν ένα τιμολόγιο στον πελάτη κατευθείαν μέσα από το πρόγραμμα διαχείρισης. Επίσης, έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν αναφορές, σχετικά με ληξιπρόθεσμες οφειλές, και να τις αποστέλλουν αυτόματα στους αντίστοιχους πελάτες. Οπότε, σε απάντηση του αρχικού ερωτήματος, ναι αξίζει τον κόπο!

Πως θα ξέρετε εάν ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing) είναι αυτό που χρειάζεται η επιχείρησή σας;

Αυτού του είδους τα προγράμματα είναι ιδανικά για ελεύθερους επαγγελματίες, ιδιοκτήτες, εποχιακή εργασία, συμβούλους και αυτοαπασχολούμενους οι οποίοι συνήθως δεν απασχολούν προσωπικό. Υπάρχουν αρκετά λογιστικά προγράμματα που προσφέρουν τη δυνατότητα μισθοδοσίας, ωστόσο εκείνα είναι περισσότερο εξειδικευμένα στην διαχείριση υπαλλήλων.

Πως μπορείτε να κάνετε την αλλαγή από το Excel σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing);

Υπάρχουν πολλά προγράμματα στην αγορά που διαθέτουν τη δυνατότητα της εισαγωγής δεδομένων από αρχεία excel. Παρόλα αυτά δεν μπορούν να γνωρίζουν με κάποιο μαγικό τρόπο τα δεδομένα που θέλετε να εισαχθούν στην αντίστοιχη κατηγορία της επιθυμίας σας. Τα περισσότερα από αυτά χρησιμοποιούν ένα αρχείο σε μορφοποίηση CSV για να πραγματοποιήσουν την μεταφορά δεδομένων από το Excel ή άλλα προγράμματα. Ένα CSV αρχείο αποτελείται από τιμές που χωρίζονται μεταξύ τους με κόμματα, και είναι συνήθως διαδεδομένο για τη μετακίνηση στοιχείων πινάκων μεταξύ διαφορετικών λογισμικών.

Πως μπορείτε να μετατρέψετε ένα αρχείο Excel σε αρχείο CSV;

Η μετατροπή ενός αρχείου Excel σε CSV, με τη χρήση του Microsoft Excel 2007 ή μεταγενέστερου, είναι αρκετά εύκολη. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι απλά να κάνετε κλικ στο «Αποθήκευση ως» και στη συνέχεια από τις επιλογές που εμφανίζονται κάτω από το όνομα του αρχείου να επιλέξετε την αποθήκευση ως σε μορφή αρχείου τύπου «CSV». Κρατήστε στο μυαλό σας πως η μετατροπή αυτή είναι δυνατόν να πραγματοποιηθεί για ένα φύλλο εργασίας τη φορά. Οπότε, καλό θα ήταν να ξεχωρίσετε πρώτα τα διαφορετικών ειδών δεδομένα που μπορεί να έχετε περασμένα μέσα στο αρχείο σας, σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας, και έπειτα να προχωρήσετε στην μετατροπή σε CSV.

Πως μπορεί το πρόγραμμα να γνωρίζει που ακριβώς θα τοποθετήσει τα δεδομένα;

Ένα CSV αρχείο λειτουργεί αποθηκεύοντας μια πληροφορία – τιμή σε μια γραμμή με μορφοποίηση κειμένου, και στη συνέχεια την χωρίζει από τις υπόλοιπες πληροφορίες – τιμές χρησιμοποιώντας ένα κόμμα. Για παράδειγμα, η πρώτη γραμμή εντός ενός αρχείου CSV που περιέχει πελατειακά στοιχεία, θα φαινόταν κάπως έτσι: «Πελάτης, Διεύθυνση χρέωσης, Όροφος, Πόλη, Νομός, ΤΚ», και η δεύτερη γραμμή κάπως έτσι: «Προϊόντα καθαρισμού Αφοί Ιωάννου, Κρέοντος 119, 2, Αθήνα, Αττική, 10443».

Πρώτο βήμα για την εισαγωγή των δεδομένων σας: οργανώστε τα με τη σωστή σειρά

Υπάρχουν μερικές περιπτώσεις κατά τις οποίες είναι απαραίτητη η μορφοποίηση της σειράς με την οποία είναι τοποθετημένες οι πληροφορίες μέσα σε ένα αρχείο Excel, έτσι ώστε να συμβαδίζουν με το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing) της επιλογής σας. Για παράδειγμα, αν προσπαθήσετε να προσθέσετε τα στοιχεία των πελατών σας, το πρόγραμμα που θα χρησιμοποιήσετε μπορεί να ακολουθεί τη εξής σειρά για την τοποθέτησή τους: «Επωνυμία εταιρείας, Διεύθυνση, Τηλέφωνο, eMail, Πρόσωπο επικοινωνίας». Αυτό σημαίνει πως θα πρέπει ταξινομήσετε τις πληροφορίες κατά τον ίδιο τρόπο και στο αρχείο σας πριν αρχίσετε την εισαγωγή τους.

Τι είδους δεδομένα χρειάζεται ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγηση (e invoicing) για να ξεκινήσει η δημιουργία τιμολογίων;

Πολλά προγράμματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing)σας δίνουν τη δυνατότητα δημιουργήσετε αμέσως το πρώτο σας ηλεκτρονικό τιμολόγιο, ωστόσο το να χαρίσετε μεγαλύτερη αποδοτικότητα και αυτοματοποίηση στην επιχείρησή σας θα χρειαστούν περισσότερες πληροφορίες. Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησής σας και το εάν εκείνη αφορά την πώληση φυσικών προϊόντων ή υπηρεσιών, θα χρειαστεί να εισάγετε επιπλέον δεδομένα όπως στοιχεία που αφορούν τους πελάτες, την τιμολόγηση, το στοκ, το ΦΠΑ και άλλες πληροφορίες της επιχείρησής σας. Από τη στιγμή που όλα τα παραπάνω εισαχθούν στο πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing), θα είσαστε σε θέση να δημιουργήσετε τιμολόγια, estimates and quotes, με πεδία που θα συμπληρώνονται αυτόματα και γρήγορα.

Τι συμβαίνει εάν το πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing) της επιλογής σας δεν υποστηρίζει την εισαγωγή δεδομένων από αρχεία excel;

Εάν τα στοιχεία της επιχείρησής σας δεν μπορούν να εισαχθούν με τους τρόπους που αναδείξαμε παραπάνω, τότε υπάρχουν δύο επιλογές.

Η πρώτη επιλογή περιλαμβάνει τον παλιό πατροπαράδοτο τρόπο που ακούει στο όνομα copy-paste. Αυτός ο τρόπος δεν θα αποτελούσε και τόσο κακή επιλογή για τις μικρές επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν μεγάλο πελατολόγιο.

Η δεύτερη επιλογή περιλαμβάνει την ταξινόμηση των πελατών σας βάση πρόσφατης δραστηριότητας και να ξεκινήσετε περνώντας, χειροκίνητα στο σύστημα, πρώτα τους πιο ενεργούς. Όταν φτάσετε προς το τέλος της λίστας όπου θα βρίσκονται οι πελάτες που έχουν συνεργαστεί μαζί σας μόνο μια φορά ή έχουν παραμείνει ανενεργοί για ένα μεγάλο χρονικό διάστημα, σταματήστε την μεταφορά.

Σας προτείνουμε να κρατήσετε το συγκεκριμένο πελατειακό κοινό σε μια ξεχωριστή λίστα στο Excel με τίτλο: «Ανενεργοί πελάτες». Στη συνέχεια θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πελατολόγιο σε μελλοντικές καμπάνιες μάρκετινγκ για την εκ νέου προσέγγισή τους. Κρατήστε τους αρχειοθετημένους, βγάζοντας από το Excel μόνο εκείνους που γίνονται ξανά ενεργοί. Μια παρόμοια στρατηγική μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της επιχείρησής σας. Απλά προσθέστε πρώτα τα πιο δημοφιλή προϊόντα της επιχείρησής σας, συνεχίζοντας προσθέτοντας τα λιγότερο δημοφιλή όπως αυτά εμφανίζονται.

Σύνοψη

Εάν σκέφτεστε να μεταβείτε από τη χρήση του Excel, σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (e invoicing) για την επιχείρησή σας, αυτό είναι ένα πολύ καλό σημάδι το οποίο υποδηλώνει πως «τρέχετε» μια υγιή επιχείρηση που είναι έτοιμη να αναπτυχθεί και να προσφέρει καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες της.

Previous E-invoicing software: οι επιλογές που προσφέρει η Ελληνική αγορά
Next Γιατί η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί το μέλλον για τις επιχειρήσεις; [Μέρος 2ο]

You might also like

Ενημέρωση

Γιατί η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί το μέλλον για τις επιχειρήσεις; [Μέρος 2ο]

Όπως αναφέραμε και σε προηγούμενο άρθρο, η ηλεκτρονική τιμολόγηση (e invoicing) φαίνεται να έχει ήδη αρχίσει να εισχωρεί στη καθημερινή ρουτίνα ολοένα και περισσότερων επιχειρήσεων. Με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις να

Ενημέρωση

Η διασφάλιση των ηλεκτρονικών τιμολογίων με τον Φορολογικό μηχανισμό (Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ)

Στον ενδιάμεσο χρόνο με αρχή το 2002, ενεργοποιήθηκε στην Ελλάδα ως προς μέσο θεώρησης των στοιχείων ο φορολογικός μηχανισμός. Η κατάργηση της θεώρησης των βιβλίων ήρθε τμηματικά και η πλήρης

B2C

B2C marketing: Η αξία του content, social marketing και SEO

To Business 2 Customer αναφέρεται σε όλες τις τακτικές και καλύτερες πρακτικές, που χρησιμοποιούνται για την προώθηση προϊόντων και υπηρεσιών σε πελάτες. Υπάρχουν αρκετές διαφορές ανάμεσα στο B2C και το B2B

Ενημέρωση

Ν.Δ.: Να καθιερωθούν υποχρεωτικά το πλαστικό χρήμα και η ηλεκτρονική τιμολόγηση

Ολοκληρωμένη πρόταση για την εφαρμογή και διείσδυση του πλαστικού χρήματος και της ηλεκτρονική τιμολόγηση (e invoicing) στις οικονομικές δραστηριότητες και συναλλαγές παρουσίασε η Νέα Δημοκρατία. Με το πλαστικό χρήμα και την

B2C

Κατανοώντας τις διαφoρές μεταξύ μιας προσέγγισης στο B2B και στο B2C

Είτε το πιστεύετε είτε όχι, υπάρχει μεγάλη διαφορά ανάμεσα στο μάρκετινγκ προς μια επιχείρηση και στο μάρκετινγκ προς έναν πελάτη. Παρόλο που και στις δύο περιπτώσεις μιλάμε για την πώληση

Ενημέρωση

Η τιμολόγηση τροφίμων σε δημόσια διαβούλευση

Σε δημόσια ηλεκτρονική διαβούλευση τέθηκε από την Τετάρτη 12 Απριλίου 2017 το σχέδιο υπουργικής απόφασης «Κωδικοποίηση Κανόνων Διακίνησης και Εμπορίας Προϊόντων και Παροχής Υπηρεσιών (ΔΙΕΠΠΥ)», το οποίο αποτελεί τροποποίηση της

0 Comments

No Comments Yet!

You can be first to comment this post!

Leave a Reply